Die Zusammenarbeit mit einer virtuellen Assistenz oder einem Remote-Backoffice-Team ist oft ein echter Gamechanger – besonders für Selbstständige, Start-ups oder kleine Unternehmen, die sich mehr Fokus und weniger Admin wünschen. Doch damit das reibungslos klappt, braucht es nicht nur gute Kommunikation, sondern auch einen guten Start.
Und dieser Start beginnt nicht mit dem ersten Zoom-Call. Sondern mit dem, was vorher passiert: dem Ausfüllen eines Intake-Formulars.
In diesem Artikel geht’s darum, wie du ein client intake form for remote administrative support erstellst, das nicht nur Infos abfragt, sondern eine Beziehung aufbaut. Denn ja – ein gutes Formular kann das. Und mehr.
Warum das Intake-Formular so wichtig ist
Ein gut durchdachtes Intake-Formular spart dir später unzählige Rückfragen. Es klärt Erwartungen, zeigt den organisatorischen Reifegrad deines neuen Kunden und gibt dir als Admin-Profi die Grundlage, schnell und effizient loszulegen.
Aber es geht um mehr als nur Daten. Ein durchdachtes Formular zeigt auch: Hier arbeitet jemand strukturiert. Vertrauensvoll. Professionell. Und das wirkt – noch bevor du überhaupt etwas erledigt hast.
Der Ton macht die Musik
Bevor wir über Inhalte sprechen: Denk an den Ton. Niemand hat Lust, ein Formular auszufüllen, das sich anfühlt wie eine Behörde.
Stell dir vor, dein Kunde sitzt mit einem Kaffee am Laptop. Vielleicht ist er gestresst. Vielleicht skeptisch. Vielleicht freut er sich einfach nur, dass er endlich Unterstützung bekommt.
Was er jetzt braucht, ist ein Formular, das sagt: „Ich seh dich. Ich hab dich verstanden. Und ich mach’s dir leicht.“
Die Basics – aber bitte charmant
Natürlich brauchst du die klassischen Infos:
- Name, Unternehmen, Position
- E-Mail, Telefonnummer, Website
- Rechnungsadresse (ja, direkt am Anfang klären!)
Aber statt „Firmenname:“ kannst du auch fragen:
„Wie dürfen wir dich und dein Unternehmen nennen?“
Klingt gleich ganz anders, oder?
Was willst du wirklich wissen?
Hier wird’s spannend. Denn jetzt geht’s darum, herauszufinden:
- Was braucht der Kunde wirklich?
- Wie arbeitet er bisher?
- Wo liegen die Zeitfresser?
Ein paar gute Fragen könnten sein:
- „Welche Aufgaben würdest du am liebsten sofort abgeben?“
- „Wie organisierst du aktuell deinen Kalender / deine E-Mails / deine Kundenanfragen?“
- „Was läuft gerade gut – und wo bräuchtest du dringend Unterstützung?“
- „Arbeitest du allein oder gibt’s ein Team, das wir einbinden sollten?“
Das Ziel: ein ehrliches Bild davon, wie gearbeitet wird. Und wo du reinkommst.
Erwartungen klären – transparent & direkt
Ein häufiger Grund für Konflikte in der Remote-Zusammenarbeit: nicht geklärte Erwartungen. Deshalb: Frag aktiv danach.
Zum Beispiel:
- „Was bedeutet für dich ‘schnelle Reaktion‘?“
- „Gibt es feste Zeiten, zu denen du erreichbar sein musst?“
- „Wie möchtest du kommunizieren? (E-Mail, Slack, WhatsApp?)“
- „Gibt es Tools, mit denen du bereits arbeitest – oder die du vermeiden willst?“
Diese Fragen zeigen nicht nur dein Interesse – sie beugen Missverständnissen vor, bevor sie entstehen.
Prozesse verstehen
Wenn du Remote-Admin-Arbeit machst, wirst du oft in bestehende Systeme integriert – oder du baust sie auf. Beides ist okay, aber du musst wissen, worauf du dich einlässt.
Darum:
- „Gibt es aktuell SOPs oder Anleitungen, die wir verwenden können?“
- „Wie werden aktuell Rechnungen geschrieben, E-Mails beantwortet, Kundenanfragen bearbeitet?“
- „Wo liegen die Daten – Dropbox, Google Drive, irgendwo in der Cloud?“
Das sind keine Detailfragen. Das ist deine Basis.
Vertrauen aufbauen – mit wenigen Fragen
Auch wenn’s nur ein Formular ist – Vertrauen beginnt genau hier. Zeig, dass du nicht nur Daten abfragst, sondern mitdenkst.
Füg zum Beispiel einen offenen Satz ein:
„Was möchtest du uns noch mitgeben, damit wir dich gut unterstützen können?“
Oder:
„Gibt es etwas, das dir in bisherigen Zusammenarbeiten mit VAs / Admins nicht gefallen hat – das wir besser machen können?“
Diese Fragen laden zum ehrlichen Austausch ein – und machen aus einem „Formular“ ein erstes Gespräch.
Technisch gesehen: Worauf du achten solltest
- Nutze ein Tool, das zuverlässig ist und gut aussieht. Typeform, Jotform, Notion oder Google Forms sind gute Optionen.
- Achte auf DSGVO-konforme Einbindung, wenn du in der EU arbeitest.
- Gib eine Einschätzung zur Bearbeitungszeit (z. B. „Dauert ca. 10 Minuten“)
- Erlaube Zwischenspeichern oder mache das Formular so schlank, dass man es in einem Rutsch erledigen kann.
Und nicht vergessen: Mobile optimieren! Viele füllen so was am Handy aus.
Nach dem Formular ist vor dem Service
Das Formular ist abgeschlossen – und jetzt?
Schicke direkt eine freundliche, automatisierte E-Mail:
„Danke, dass du dir die Zeit genommen hast! Wir haben jetzt ein gutes Bild davon, wie wir dir den Rücken freihalten können. Wir melden uns innerhalb von 24 Stunden mit dem nächsten Schritt.“
Ein netter Touch: Füge ein PDF mit „So arbeiten wir“ bei – mit Infos zu Erreichbarkeit, Tools, Ansprechpartner:innen. Das rundet den Einstieg ab.
Fazit: Ein gutes Intake-Formular ist wie ein erstes Gespräch – nur schriftlich
Du willst remote, aber nahbar arbeiten? Dann fang nicht erst bei der ersten E-Mail damit an. Fang im Formular damit an.
Ein durchdachtes client intake form for remote administrative support macht genau das: Es klärt, strukturiert, filtert – und schafft Vertrauen. Es zeigt deinem neuen Kunden: Hier bist du nicht nur eine weitere Nummer. Hier wirst du gesehen.
Und vielleicht beginnt genau da die Art von Zusammenarbeit, bei der du gar nicht mehr gefragt wirst, ob du unterstützt – sondern nur noch: wie viel.